生成AIを業務で活用するうえで、多くの人がつまずくのが「プロンプト（指示文）」です。
よくある失敗として、
- 指示が曖昧で出力が安定しない
- 欲しい形にならず、結局使わなくなる
- 担当者によって品質がバラつく
があります。
この記事では、業務でそのまま使えるプロンプトのテンプレ例と、避けるべきNG例をまとめます。
業務で使えるプロンプトの基本構造
業務で使うプロンプトは、次の4点を入れると安定します。
- 目的（何をしたいか）
- 前提（背景・条件）
- 出力形式（箇条書き／表／文章など）
- 制約（文字数、敬語、禁止事項など）
すぐ使えるプロンプト例（業務別）
例1：議事録の要約
以下の議事録を要約してください。 ・決定事項 ・宿題（担当者と期限） ・懸念点 の3つに分けて箇条書きで出してください。
例2：提案書のたたき台
以下の条件で提案書の構成案を作ってください。 対象：中小企業の情報システム担当者 目的：クラウド移行支援サービスの提案 出力：見出し構成（h2/h3）と各章の要点
例3：問い合わせメールの文面作成
以下の内容で、丁寧なビジネスメールを作成してください。 ・要件：打合せ日程の再調整 ・相手：取引先担当者 ・トーン：丁寧で簡潔
例4：FAQ作成
以下のサービス説明文をもとに、FAQを10個作成してください。 条件： ・質問は顧客が実際に聞きそうな形 ・回答は200文字以内
やってはいけないNGプロンプト例
NG例1：「いい感じにして」
曖昧な指示は出力がブレます。必ず目的と形式を指定しましょう。
NG例2：社外秘情報をそのまま入力する
生成AI活用で最も重要なのは、情報管理です。機密情報・個人情報の入力は避け、必要なら匿名化しましょう。
NG例3：出力をそのまま使う
生成AIの出力は誤りが混ざることがあります。必ず人が確認し、最終判断する運用が必要です。
生成AIを「使える技術」に変えるには
プロンプトを整備しても、次の仕組みがないと定着しません。
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- テンプレの共有場所
- 改善の仕組み（更新・レビュー）
- 利用ルール
- 教育（最低限の使い方）
生成AIは、個人のスキルではなく「会社の仕組み」にすることで成果が出ます。
連載：生成AIを使える技術に変える（実践ガイド）
生成AIを業務に落とし込むための進め方は、連載記事で詳しく解説しています。
生成AIを「使える技術」に変える ― 情報システム担当者のための実践ガイド
第1回：生成AIとは何か ― なぜ今、情報システム担当者が向き合うべきなのか
第2回：生成AIは業務をどう変えるのか ― CRM・SFA・ナレッジ管理の現実解
第3回：生成AI導入で情報システム部門が直面する課題とリスク
第4回：生成AIを業務に組み込むための設計とガバナンス
第5回：生成AIを「使われる仕組み」にするための導入ステップ
まとめ
生成AIを業務で使うためには、プロンプトを「型」にすることが重要です。
テンプレを整備し、社内で共有し、運用に落とし込むことで、生成AIは本当に使える技術になります。
