メールと電話と落とし穴

（２００８年　１月１５日　福嶋　昭）

明けましておめでとうございます。どうぞ、今年も宜しく
お願い致します。
昨日は成人の日でした。新たに社会人の仲間入りを
された方、おめでとうございます。
希望に胸を膨らませ頑張って下さい。

私の成人式は遥か前になりますが、体型は変われど
どれだけ大人になれたかというと少し不安があります。
仕事上でも２０歳半ば迄の方々とお話しをする機会は
少なくないですが自分とは感覚も目線もほとんど近く、
しっかりしているなぁと感心する人もいます。

そうした中でも少し差を感じる事があります。一つは、
人生や経験に伴い自分が背負っているものです。
私も会社、仕事、社会、家族等、色々背負っていますが
自分の中ではその事で『責任』や『生き甲斐』、『楽しさ』
といった『喜怒哀楽』が同居しているように思います。
時には惨敗し辛い事や挫折もありますが、背負った事で
楽しい事や清々しい気持ちになれる事も沢山あります。
人それぞれに背負うものは違いますが、背負う事で
頑張れる気がします。
ご飯を食べてしっかり体重も増えているので外見だけで
なく、しっかりと背負って生きたいと思います。
これについては別の機会にお話しをさせて頂きます。

もう一つは経験の中で覚えていく事かもしれませんが
物事の進め方やポイントの押さえ方です。今日はビジネス
には欠かせないメールと電話について中川翔子ちゃんの
『大人のマナー』ではないですが『ビジネスのマナー』と
いうテーマのパート1という事で少しお話しをしてみたい
と思います。

――　メールと電話と落とし穴

私達の仕事はシステム構築です。沢山の人達と仕事を
する上で言葉や文面、行動は重要な意味を持ちます。
同じ内容を伝えたり了解をもらうにも、その方法やタイミ
ングで時には話しが成立しない場合があります。
そのポイントをおさえれるかどうかで、大きくエンジニアと
しての力量や品質にも差が出ます。
今日のお話しはエンジニア職に片寄った言動ではなく、
一般的なビジネスでの伝達マナーについての当たり前の
お話しです。
普段から出来ているとは思いますが確認してみて下さい。

本当に便利な時代になりました。私がIT業界に入った頃は
携帯電話はもちろん、メールという便利なツールは無縁で
した。社外に出向している人に連絡をしたい時は取引先に
電話し恐縮しながらその人に電話をまわしてもらいました。

そのうちにポケベルが流行し、車載電話が世の中に出て、
どんどん携帯電話も普及していきました。
私が働き始めた頃のビジネスに欠かせないもの№１は？
というアンケート結果の一番は電話でした。
そうした中、時代の流れと供にメールもビジネスツールには
欠かせない存在になりました。

沢山の便利なビジネスツールは出てきますが、ビジネスを
動かしているのは人です。便利なツールを使う上にも相手に
よってタイミングや使い方を考えないと痛い目にあいます。
よくある事ですが大切な内容をメールで相手に送っただけで
相手に自分の意思を伝えた気持ちになり、結果として話しが
止まっている事があります。
重要なお願いや動いてほしい事はメールを送った後に必ず
電話を入れて確認をして下さい。

電話一本入れる事でメール内容に目を確実に通してもらえ、
そこから話しを先に進めたり、思わなかった展開に広がる事
があります。NGの場合、すぐ次の手をうつ事が出来ます。
メールは便利なツールですが必ずしも読んでもらえる保障が
なく読んでもらったとしても相手に興味がない場合はその
まま放置される可能性があります。
また、その人との付き合いの深さや精神状態からこちらが
意図している文章とは違う取り方をされ誤解を招く事もあり
ます。
本当に便利なツールですが使い方には気を付けて下さい。

一方、メールには電話にない良さがあります。文面としてやり
取りした内容や日時を記録しておく事が出来る為、その記録
から助けられた事が何回もあります。
また資料や契約書を添付出来る事でも本当に便利なツール
です。ただ、間違って送った時には目も当てられないので
大切な資料にはパスワードをかけて下さい。

電話やメールで普段会話をしていても実際にお会いする
のは久しぶりですねという事もよくあります。
直接会って話しをすると顔の表情やその場の空気で相手の
事を理解できたり、正しく自分の想いをより深く伝える事が
出来ます。
そうした人達とはツールでのやり取りの内容もいい方に解釈
してくれる事は少なくないです。
結局最後は人と人との信頼関係がツールの品質を向上
させるようです。

年末年始のご挨拶は出来る限りは自分でまわりたいと
思っているのもその為です。
私と一緒に年末年始をまわった人は分かると思いますが
ビジネス上での挨拶まわりというよりも会いにいきたいから
まわっており、今年も幾つかアフターファイブの予定が
入りました。

メールや電話等の便利なツールは長所、短所を理解し、
その場の状況で上手に使い分けて下さい。
使い方を間違えば凶器にもなります。

でも所詮はツールです。その根底にある相手との信頼
関係は自分自身で作るものだと思います。
色んな人と沢山の『和』を広げて下さい。